リンクと権限をそろえる

MicrosoftのTeamsの案内では、会議録画はOneDriveやSharePointに保存されます。チャットなどにリンクがあっても、ゲストや組織外の参加者には明示的な共有が必要な場合があります。

共有するときは、録画の対象会議、見てほしい部分、対象者を整理します。社外の参加者がいるなら、その人への権限を確認します。リンクを転送するだけで全員が見られると考えず、必要な人が開けるかを確かめます。

再生しても延びない期限

録画の有効期限は管理者の設定に関係し、期限を変更するには編集権限が必要だと公式資料は説明しています。また、録画を視聴しても有効期限は延長されません。

そのため、「週末に見ればよい」と案内する前に、実際の録画の期限を読みます。延長が必要なら、権限のある人へ相談し、変更後の状態を確かめます。設定の依頼だけで延長済みと伝えないよう、確認した日付を共有メモに残せます。

必要な記録を取り出す

後で確認したいのが決定事項や担当の分担なら、録画全体を唯一の記録にしない方法があります。決まったこと、保留したこと、次の担当を短い文書にまとめ、録画の該当箇所を補助として添えます。

録画を残す期間や共有範囲は、社内の情報管理方針と会議の内容に合わせます。再生可能な期限と、業務で記録を必要とする期間を見比べ、誰が整理するかを決めておくと、リンクの案内を次の仕事へつなげられます。