オンライン会議の前に、資料の置き場所をそろえる

会議が始まってから「資料が開けません」「手元の表と数字が違います」と分かる。こうした行き違いは、資料のリンクを送っただけでは防ぎきれません。会議で見る版と、参加者が開く場所をそろえ、資料を読む目的まで案内しておきます。

配布したい版を、案内の中心に置く

議題ごとに見る資料を決め、会議の案内へまとめます。ファイル名だけでなく、対象期間や版、更新日が分かるようにします。同じ題名の資料が複数あるなら、どれを使うかを作成者と確認してから案内します。

共同編集する資料と、会議時点の内容を固定して見る資料は区別します。会議前まで更新する場合は、いつの内容で話し合うかを決めます。古い添付ファイルを持っている人にも、今回参照する場所が分かるよう、一つの案内からたどれる形にします。

参加者の所属や権限に合わせて、資料を参照できるかを事前に確認します。社外の人がいる場合は、見せる範囲やダウンロードの扱いを担当者に確かめます。急いでいるからと、誰でも見られる共有設定へ広げる方法を標準にしないようにします。

資料が開けない人には、会社で認められた代替の配布方法を案内します。個人のアカウントへ送り直すことが適切かは、所属先の規程によります。閲覧できたことを確認する方法も、資料の内容や相手の立場に合わせて決めます。

IPAのWeb会議に関する注意事項は、サービスの選定に加え、準備と実施時に確かめる点を示しています。資料の権限も、会議に入れる設定とは別に確認します。招待を受けた参加者なら、すべての添付資料も見られるとは判断しません。

説明のための例

説明用の例として、十数ページの提案書から、今回は納期と作業範囲だけを相談する会議を考えます。案内に見るページと相談事項を書けば、参加者は必要な資料をそろえて臨めます。事前に回答が必要な質問と、当日話す質問も分けられます。

会議中に画面共有だけで見せる予定でも、参加者が後からどこへ戻ればよいかを決めておきます。会議中に資料を直した場合は、修正済みの版と決定事項の位置を案内します。画面に映った内容だけを、正式な記録の代わりにしないためです。

会議後は、決定事項と未決事項を残した記録から、使った資料をたどれるようにします。次回に持ち越した質問があるなら、必要な追加資料を誰が用意するかも残します。資料の置き場所をそろえる準備は、会議が終わった後の仕事を始めるためにも役立ちます。