デジタル化で増えた仕事を、導入後に振り返る

紙の申請はなくなったけれど、毎朝システムの通知を確認し、別の表へ結果を書き写している。導入後の振り返りでは、減った作業だけでなく、新しく引き受けた仕事も見ます。ツールの良し悪しを急いで決めず、誰のどの手間が増え、何のために必要なのかをたどります。

以前なかった作業を、担当者から集める

説明のための例

利用者に、導入後に新しく行うようになったことを挙げてもらいます。入力前の確認、通知の整理、エラーの聞き取り、別の画面との照合など、目立たない作業も対象にします。導入担当者が見ている仕事だけでなく、前後で情報を受け渡す人にも聞きます。

説明用の例では、受注情報をシステムへ入れた後、配送担当へ知らせるため同じ内容をチャットにも書く場面を考えます。二重入力に見えても、相手がシステムを見られない理由があるかもしれません。作業をなくす前に、何を受け渡すために始まったかを確かめます。

操作を覚えるための確認、旧データの整理、導入時の設定などは、通常運用で続く仕事とは分けて記録します。ただし、一時的なはずの作業が続いている場合は、いつ終える予定だったか、終えられない理由を確認します。

時間を測る場合は、対象期間や件数、誰が行ったかを添えます。忙しかった一日の印象と、一定期間の実測を同じ数字として扱わないようにします。導入前の記録がなければ、その比較はできないことを残し、いま確認できる作業から整理します。

増えた確認が必要な管理の一部である場合もあります。時間がかかるからと一律に省かず、その確認で防ぎたい問題と、実際に見ている項目を聞きます。目的に対して重すぎる確認か、別の方法で同じ判断ができるかを担当者と検討します。

通知が多いなら、通知の条件や受け取る役割を見直せるか確認します。情報が届かないため別の表を作っているなら、共有範囲や案内を見ます。設定変更だけで解決するとは限らず、誰が確認し、どの時点で次へ渡すかを決め直す必要があるかもしれません。

見直しは、一つの作業を選び、影響する担当者と試します。変更によって別の部署に確認が増えていないかも見ます。ある人の入力を減らしても、ほかの人の調査が増えていれば、仕事全体として何が変わったかをもう一度確認します。

振り返りの結果は、やめる、方法を変える、必要なので続ける、確認が必要の四つなどに整理できます。分類自体を目的にせず、担当と次の確認日を残します。便利になったという感想と、残った仕事の一覧を並べることで、次に直す対象を具体的に話せるようになります。