親から受け継ぐ権限
Googleドライブの公式ヘルプは、フォルダを共有すると、中のファイルやサブフォルダにも同じ共有権限が継承されると説明しています。例えば親フォルダの編集者を、中の一つのファイルだけで閲覧者へ下げることはできないという案内です。
設定画面に名前が見えるかだけでなく、どこからアクセス権が与えられているかを読みます。部署の共有フォルダ、グループへの共有、個人に付けた権限を同じものとして扱うと、変更したつもりでも別の経路が残る可能性があります。具体的な対象者と置き場を管理担当者へ伝えて確認します。
分ける置き場を選ぶ
同ヘルプは、特定のファイルに厳しい制限が必要な場合、新しいフォルダや別のフォルダへ移す方法、専用のアクセス制限付きフォルダへ移す方法を案内しています。自分の組織で使える機能や管理者の設定も関わるため、表示名だけで操作を決めません。
移動の前には、その資料を参照している仕事を確認します。今のフォルダから探している人へ新しい入口を案内するのか、そもそも存在を知らせる必要があるのか。公式ヘルプは元の場所へのショートカット作成も紹介していますが、入口を置く範囲と資料を読める範囲をそれぞれ考えます。
受け手の状態を確かめる
共有を設定したら、必要な人が読めることと、対象外の人へ権限が広がっていないことを確認します。管理者として開けることだけでは、受け手の確認になりません。組織の手順に沿い、権限の一覧や許可された確認方法で、想定した相手と照合します。
担当交代の資料には、単に「共有済み」と残すより、誰がどのフォルダを通じて読めるのかを記します。後から資料が増えたときも、同じ場所に置いてよいかを判断する材料になるためです。共有先を毎回増やす前に、資料の置き場が持つ権限を一度読み直します。