出社の予定を、会うための情報にする

同じ日に出社するつもりで相談を持ちかけたら、相手は別の拠点にいた。離れた場所で働くチームでは、予定の空き時間に加えて、どこで会えるかが必要になることがあります。勤務場所をカレンダーで知らせる場合は、会うために必要な範囲を選び、予定が変わったときにも直せるようにします。

会える場所と、空いている時間を分ける

Googleカレンダーには、自宅やオフィスなどの勤務場所を設定する機能があります。利用できるエディションや管理者の設定に条件があります。通常の予定を入れることと、勤務場所を知らせることを使い分け、使える範囲を確認します。

「オフィス」と表示されていても、いつでも話せるとは限りません。対面で相談したいときは、勤務場所を参考にしたうえで、予定の空き時間と本人の都合を確かめます。会議室へ来てほしいのか、オンラインでもよいのかを添えると、誘い方も具体的になります。

部門内の打ち合わせなら、拠点名まで分かれば足りることがあります。自宅で働くことを伝えるために、詳細な住所まで共有する必要があるかを考えます。どんな場所の名前を使うかをそろえると、同じ建物を別の呼び方で登録する行き違いも減らせます。

公式案内では、予定の有無を見られるようカレンダーを共有した相手にも、勤務場所の情報が伝わるとされています。共有先から何が見えるかを確認し、場所の情報を受け取る相手が想定より広くなっていないかを確かめます。

同案内には、一日の一部の時間帯へ勤務場所を追加する方法があります。午前は訪問、午後はオフィスといった予定を共有したいなら、一日分の表示だけで意図が伝わるかを考えます。定期的な予定と、その日だけの変更も区別します。

場所の表示は、本人が更新した予定として使います。そこにいることの確認が必要な連絡では、カレンダーだけで決めず本人へ確かめます。集まれる日の相談がしやすくなったか、更新する負担が大きすぎないかを見ながら、チームに必要な細かさへ調整していきます。