一緒に作るものを、一件として扱う
Microsoft Plannerの公式案内では、一つのタスクを複数人に割り当てられます。そのうち誰かが完了にすると、全員に対して完了になります。全員がそれぞれ同じ操作を済ませたことを数える仕組みと、同じ意味にはしないようにします。
例えば、三人で一枚の提案書を仕上げるなら、共同の成果は一つです。誰が構成を考え、誰が数値を確認し、誰が提出するかを説明に置きます。最後に完了を付ける人も決めれば、文章を書き終えただけで提出まで終わった扱いになるのを避けられます。
各自が行う仕事は、別に数える
全員が自分の端末で設定を確認する作業なら、必要な結果は人数分あります。一つの共同タスクへ名前を並べるだけで足りるかを見直し、各自の作業として分ける、別の一覧で完了を受け取るなど、確認したい単位に合わせます。
一人の作業が終わると次の人へ渡る場合もあります。原稿作成、校正、公開で担当が変わるなら、各段階の受け渡しをどう表すかを決めます。細かく分けすぎて全体が見えなくなる場合は、共通の案件名や成果物へのリンクで関係をつなぎます。
担当者を入れ替える前に、引き受けを確かめる
予定が変わったとき、一覧上で名前を変更するだけでは、次の人がすぐ作業を始められるとは限りません。残っている仕事、途中の資料、いつまでに何をするかを渡します。引き受けたことを確認してから、元の担当との役割を整理します。
週の振り返りでは、誰の欄に未完了が多いかだけを見ません。複数人の名前があるまま、誰も次の一手を決めていない仕事がないかを探します。一件を共同で終えるのか、各自で終えるのか。その区別を先に置くと、タスクの一覧が仕事の分担を表すようになります。