小部屋へ分かれた後も、進行を届ける

全体への説明を終え、小さなグループへ分かれたところで、何をまとめるのか迷う人が出る。オンラインの小部屋では、主催者の声が常に届くわけではありません。部屋を作る操作に加え、課題を持って移り、途中の案内を受け取り、結果を持って戻る流れを準備します。

部屋へ入る前に、成果物を見せる

例えば、新しい問い合わせ窓口の案を話し合うなら、「改善案を話してください」だけで始めず、困りそうな場面を一つと、その対処を一つ書く、と形を示します。記入する場所と残り時間が分かれば、全体の説明を覚えていなくても進められます。

議論する人とは別に、記録する人や全体へ戻って伝える人を決めます。人数が少ない部屋では兼ねても構いません。最初の数分が役割決めだけで終わらないよう、役割を部屋で決めるのか、事前に指定するのかも案内します。

Zoomの公式案内では、設定を有効にしたうえで、ホストが各ブレイクアウトルームへメッセージや音声を一斉に送れます。メッセージは約十秒で消えるとされています。長い課題文の保管場所として頼らず、時間の節目など短い案内に使います。

「残り時間で発表する案を一つ選んでください」といった声掛けなら、次の行動が分かります。条件を変更する必要が出た場合は、一斉通知に加えて、各部屋が参照する課題の文面にも反映します。見逃した人が自分で確かめられる場所を残します。

同じ公式案内では、ホストや共同ホストが全ルームへ画面共有すると、各部屋で行われている画面共有が中断されます。便利だからと随時差し込むより、全体から説明する時点を予告し、部屋の作業を止める必要があるかを考えます。

全体へ戻った後は、各部屋が結論だけでなく、迷った点も短く示せるようにします。発表を聞くだけで終わらず、同じ案が出た場合のまとめ方や、決まらなかった点を扱う人を決めます。部屋分けを、発言の場所を増やして結果を持ち寄るための仕組みにします。